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	Conseil consultatif de Biosécurité
Réglement d'ordre intérieur

Index Statuts Réglement d'ordre intérieur Composition Réunions des membres Procédures en cours Procédures clôturées Avis du Conseil Groupes d'experts Documents et publications Documentation utile Presse Liens Contact		Règlement d'ordre intérieur Le texte bilingue complet (avec les annexes) du règlement d'ordre intérieur du Conseil consultatif de Biosécurité peut être téléchargé en format PDF. Une version en-ligne (sans les annexes) est également disponible ci-dessous. Règlement d’ordre intérieur du Conseil consultatif de Biosécurité    Art. 1. Définitions Section I. Le Conseil    Art. 2. Missions    Art. 3. Composition du Conseil    Art. 4. Désignation du président et du vice-président Section II. Fonctionnement du Conseil    Art. 5. Tâches et compétence du Président du Conseil    Art. 6. Devoirs et déclaration des membres du Conseil    Art. 7. Droits des membres du Conseil    Art. 8. Convocation aux réunions du Conseil    Art. 9. Ordre du jour    Art. 10. Réunions du Conseil    Art. 11. Experts    Art. 12. Invités    Art. 13. Avis    Art. 14. Rapports    Art. 15. SBB et secrétariat du Conseil    Art. 16. Tâches du secrétariat    Art. 17. Droits et devoirs du SBB    Art. 18. Délégation au SBB Section III. Groupes d’experts    Art. 19. Nomination des experts et groupes d'experts    Art. 20. Constitution des groupes d’experts et désignation du coordinateur    Art. 21. Fonctionnement des groupes d’experts et tâches du coordinateur    Art. 22. Déclaration des experts    Art. 23. Convocation d’invités    Art. 24. Rapports des groupes d'experts    Art. 25. Retrait des experts de la liste commune Section IV. Dispositions communes - Dispositions finales    Art. 26. Règles en matière de déontologie    Art. 27. Budget    Art. 28. Communication externe    Art. 29. Emploi des langues    Art. 30. Procédures    Art. 31. Archives    Art. 32. Approbation du règlement d’ordre intérieur et dispositions particulières    Art. 33. Responsabilité    Art. 34. Correspondance    Art. 35. Clause de révision Annexes Art. 1. Définitions §1. Aux fins du présent règlement, les définitions suivantes, reprises de l’accord de coopération entre l'Etat fédéral et les Régions relatif à la coordination administrative et scientifique en matière de biosécurité, approuvé par la loi du 3 mars 1998, s’appliquent : - Autorité fédérale : selon les matières, les ministres fédéraux ayant la Santé publique et/ou l'Agriculture dans leurs attributions; - Ministre régional : le ministre régional qui a l'environnement dans ses attributions; - Biosécurité : la sécurité pour la santé humaine et pour l'environnement, en ce comprise la protection de la biodiversité, lors de l'utilisation d'organismes ou micro-organismes génétiquement modifiés et lors de l'utilisation confinée d'organismes pathogènes pour l'homme; - Conseil : Conseil consultatif de Biosécurité, instance de coopération entre les parties au présent accord, pour les problèmes liés à la Biosécurité, chargée de remettre un avis dans les cas visés à l'article 5 [de l’accord de coopération]; - ISP : l’Institut Scientifique de la Santé publique (anciennement IHE : l'Institut d'Hygiène et d'Epidémiologie); - SBB : Service de Biosécurité et Biotechnologie, unité fonctionnelle de l’ISP chargée des questions d'expertise relative à la Biosécurité des biotechnologies, notamment dans le cadre des missions définies aux articles 12 et 18 de l’accord de coopération. Rem. : ces définitions sont susceptibles de modification selon l'évolution de l'AC entre l'Etat fédéral et les Régions. §2. Autres définitions convenues par les membres du Conseil : - Accord de coopération: l'accord de coopération du 24 avril 1997 entre l'Etat fédéral et les Régions relatif à la coordination administrative et scientifique en matière de biosécurité, approuvé par la loi du 3 mars 1998; - Membre: le membre effectif ou son suppléant nommé au Conseil conformément à l’accord de coopération; - Membre suppléant : membre qui assiste aux réunions mais qui ne siège qu’en l’absence du membre effectif; - Expert : toute personne ayant une compétence scientifique suffisante pour donner un avis sur un aspect général ou particulier dans le domaine multidisciplinaire de la biosécurité et faisant partie de la liste commune; - Invité :  toute autre personne que celle définie précédemment participant ponctuellement aux activités du Conseil de Biosécurité; - Groupe d'experts : ensemble des experts choisis par le Conseil pour aviser un dossier; - Dossier : toute démarche effectuée au sein du Conseil et de ses groupes d’experts afin que le Conseil donne un avis ou effectue des évaluations conformément à l’article 5 de l’accord de coopération. Section I. Le Conseil Art. 2. Missions Le Conseil a pour missions : - l'évaluation de la biosécurité d'activités ou de produits mettant en jeu des micro-organismes, organismes génétiquement modifiés ou parties de ceux-ci, selon les réglementations internationales concernées; - l'évaluation de la biosécurité de l'utilisation confinée de micro-organismes, organismes pathogènes pour l'homme ou  partie de ceux-ci; - de donner un avis et effectuer des évaluations conformément aux dispositions des articles 3, 6 et 13 de l’accord de coopération; - sans préjudice des dispositions précédentes le Conseil peut donner un avis de sa propre initiative ou à la demande d'un ministre. Art. 3. Composition du Conseil La composition du Conseil et la procédure de nomination de ses membres sont respectivement déterminées aux articles 7 et 8 de l’accord de coopération. La composition nominative du Conseil a été modifiée le 20 octobre 2009 par l’arrêté royal du 7 octobre 2009 portant nomination des membres du Conseil consultatif de Biosécurité. Les membres sont nommés pour un terme de quatre ans. Leur mandat est renouvelable. Art. 4. Désignation du président et du vice-président Lors de leur première réunion suivant la publication de la nomination des membres du Conseil pour un nouveau mandat, ceux-ci éliront parmi eux un Président et un Vice-président dénommés ci-après respectivement “Président du Conseil” et “vice-président du Conseil”.  Le plus âgé parmi les membres présents désigné par le Ministre fédéral de la Santé publique dirigera l’élection du Président, qui dirigera à son tour l’élection du Vice-président. Chaque membre peut présenter par écrit un candidat choisi parmi les membres effectifs désignés par le Ministre fédéral de la Santé publique ou, s'il est membre effectif représentant le Ministre fédéral de la Santé publique, poser lui-même sa candidature par écrit pour les deux fonctions.  Chaque membre peut renoncer à sa présentation en tant que candidat. L’élection se fait par scrutin public - sauf si un des membres demande le vote secret - et à la majorité des deux tiers de minimum 8 membres siégeant. Si, après un premier tour de scrutin, aucun des candidats n’a obtenu une majorité des deux tiers, on organise un nouveau tour de scrutin auquel restent candidats uniquement ceux qui, au tour précédent, ont obtenu soit la première, soit la deuxième place quant au nombre de voix et qui ne se sont pas retirés. En cas de décès, de démission ou d’incapacité manifeste du Président ou du Vice-président  du Conseil d’assumer sa tâche pour une durée de 6 mois, on procède, lors de la réunion suivant la prise de connaissance de ces éléments, à l’élection d’un nouveau Président ou Vice-président du Conseil, selon la même procédure. Pour les matières relatives à la directive 90/219/CEE, la présidence du Conseil est assurée par le représentant du  Ministre régional territorialement compétent. Section II. Fonctionnement du Conseil Art. 5. Tâches et compétence du Président du Conseil Pour l'ensemble des activités du Conseil, le Président du Conseil veille à l’exécution des missions attribuées au Conseil par l’accord de coopération et il assure la bonne application du présent règlement d’ordre intérieur. Ses fonctions sont notamment : - d’organiser les réunions du Conseil. A ce titre, il convoque les membres aux réunions du Conseil, il ouvre et clôture les réunions, et dirige les débats; il convoque les éventuels invités, après accord du Conseil, il spécifie leur rôle et limite leurs interventions à certaines parties de la réunion; - de réceptionner les déclarations concernant les règles en matière de déontologie; - d’accorder, sur demande écrite, une autorisation de consultation des archives du Conseil, à l'exclusion des documents confidentiels et des dossiers personnels, à d'autres personnes que les membres du Conseil; - de signer les documents officiels du Conseil. En l'absence du président, au cas où celui-ci est manifestement incapable d'assumer sa tâche ou si le président le décide, le vice-président assume les tâches et compétences du président. En l’absence conjointe du président et du vice-président, le plus âgé parmi les membres présents désingné par le Ministre fédéral de la Santé publique assume les tâches et compétences du président. Art. 6. Devoirs et déclaration des membres du Conseil Lors de la première réunion où un membre entame un nouveau mandat, l'intéressé doit remplir et signer les trois déclarations suivantes : - une déclaration d’engagement ; - une déclaration d’intérêts à compléter annuellement; - une déclaration de confidentialité. Ces déclarations figurent à l’annexe 1 du présent règlement. Ces déclarations visent notamment à ce que le membre : - certifie que toutes les informations qu’il a fournies le concernant sont sincères et exactes; - s’engage à signaler toutes modifications de ses occupations pouvant avoir un lien avec ses activités au sein du groupe; - s'engage à respecter les dispositions du présent règlement d’ordre intérieur; - s’engage à préserver la confidentialité des documents et des débats; - s'engage à ne pas transférer des emails propres au Conseil en dehors des membres et du secrétariat du Conseil; - s’engage, sans préjudice d'autres exigences légales, à préserver la confidentialité des avis tant que ceux-ci n’ont pas été approuvés par le Conseil et réceptionnés par le demandeur ou rendus public. Les déclarations annuelles d’intérêt sont publiées sur le site internet du Conseil. Les membres effectifs se doivent d’être présents aux réunions du Conseil. En cas d’absence, ils veillent à se faire remplacer par leur suppléant. Si un membre effectif est absent à trois réunions consécutives de manière non justifiée, notification en est faite à l’autorité concernée. Tout membre, directement intéressé par un point mis à l’ordre du jour, soit personnellement, soit par personne interposée jusqu’au 2ème degré inclusivement, soit comme chargé d’affaires ou consultant, soit comme administrateur ou membre du personnel, se doit de ne pas être présent aux délibérations et au vote dudit point. En début de séance le président rappelle les dispositions du paragraphe précédant. Art. 7. Droits des membres du Conseil Les membres du Conseil ont le droit : - d'assister à toutes les activités dans le cadre du fonctionnement du Conseil en ce compris les réunions des experts; - de consulter les documents confidentiels et d'obtenir une copie de tous les documents et archives non confidentiels du Conseil, en ce compris les renseignements concernant les experts auxquels il est fait référence dans l’art. 36; - de prendre part aux délibérations relatives aux avis à émettre; - de prendre part aux délibérations relatives aux questions de déontologie, excepté celles qui les concernent personnellement ou dans lesquelles ils interviennent en tant que conseil pour un collègue; - de se défendre, aussi bien par écrit qu'oralement, en ce qui concerne des questions déontologiques qui les concernent personnellement, et de se faire assister dans cette défense par un conseil; - de  faire ajouter des points à l'ordre du jour conformément à la procédure prévue à cet effet; - de faire ajouter des points motivés par une extrême urgence à l'ordre du jour pendant la séance, moyennant le dépôt d'une note introductive.  Dans ce cas toutefois le Conseil peut décider de ne pas émettre un avis pendant la séance; - de proposer de façon motivée au Conseil la participation d'autres experts ou invités aux activités organisées dans le cadre du fonctionnement du Conseil; - de proposer de façon motivée au Conseil l'organisation d'une réunion conjointe Experts-Conseil sur un point particulier. Art. 8. Convocation aux réunions du Conseil Le Conseil se réunit sur base d’un calendrier annuel approuvé par le Conseil, de sa propre initiative, sur convocation du Président, ou sur demande d’au moins deux membres du Conseil, adressée par lettre, par fax ou par courrier électronique au Président, à l’adresse du secrétariat.  La demande écrite en question comprend au moins un point devant être placé à l’ordre du jour, et accompagné d’une note introductive. Le Président peut accorder au secrétariat l’autorisation de diffuser la convocation en son nom. Les documents à traiter lors des réunions reçoivent un numéro unique et sont placés sur l'extranet des membres du Conseil. Au plus tard 10 jours avant une réunion, un email est envoyé aux membres. Cet email contient la convocation, l'ordre du jour de la réunion ainsi que la référence de tous les documents utiles pour cette réunion. Les convocations, l’ordre du jour et les documents à traiter, sont envoyés par email ou par courrier aux invités au moins dix jours avant le jour de la réunion En cas d’absolue nécessité, le Président peut de façon motivée déroger à la procédure et au délai susmentionnés. Art. 9. Ordre du jour L’ordre du jour des réunions comporte au moins l’approbation de celui-ci, l’approbation du procès-verbal de la réunion précédente, les éventuelles déclarations de conflit d’intérêt, les dossiers en cours, ainsi qu’un point “divers”. De brèves communications, non sujettes à débat, peuvent être faites au point “divers” sans que la demande ait été formulée préalablement. Art. 10. Réunions du Conseil 1. Toute absence de membres effectifs à une réunion du Conseil doit être signalée avant la réunion. En cas d’impossibilité d’assister à une réunion, le membre effectif avertit son membre suppléant et le Président du Conseil. Le membre suppléant peut assister à toutes les réunions du Conseil. Néanmoins, il ne siège qu'en l’absence du membre effectif. En cas d’impossibilité d’assister à une réunion, le membre suppléant avertit son membre effectif et le président du Conseil avant la réunion. Le membre effectif peut alors se faire représenter par un autre membre du Conseil qui siègera à la réunion concernée, avec procuration écrite. La procuration écrite peut être limitée ou porter sur l’ensemble des points figurant à l’agenda de la réunion. Elle peut également comporter des instructions concernant les points de vue à faire valoir durant la réunion. Un membre ne peut représenter qu'un seul autre membre. Les membres ayant donné une procuration écrite sont considérés comme présents aux fins de l’article 10.2. 2. Le Conseil ne siège valablement qu'en présence de représentant(s) des autorités compétentes pour les sujets traités. Il ne délibère valablement qu’en présence d'au moins les deux tiers des membres effectivement nommés. De plus, pour les dossiers pour lesquels un ministre régional intervient dans l'octroi d'une autorisation conformément à l'article 3.3 de l'accord de coopération, la présence  de membres représentant la région concernée est requise. Si lors d'une réunion du Conseil, cette condition ne peut être rencontrée, une nouvelle réunion du Conseil est convoquée dans les 10 jours ouvrables. Le Conseil pourra alors délibérer, le cas échéant, valablement en l'absence de ces représentants. Art. 11. Experts Le Conseil s’adjoint l’assistance d’experts pour l’étude des matières scientifiques concernées par la biosécurité, conformément à l’article 9 de l’accord de coopération. A cette fin, les membres du Conseil établissent une liste commune d’experts sous-divisée en domaines d’expertise. La section III traite des Groupes d’experts. Art. 12. Invités Afin d’éclairer le Conseil sur des questions relatives aux matières figurant à l’ordre du jour des réunions du Conseil ou à d’autres fins jugées utiles par le Conseil, des personnes peuvent être invitées aux activités du Conseil, éventuellement à l’occasion de séances d’audition. Ces personnes ont dès lors le statut d’invités. Les invités, proposés par le Président et acceptés par la majorité des membres présents, doivent, avant de pouvoir participer à une réunion du Conseil, faire les déclarations visées à l’article 6. La participation des invités aux réunions du Conseil se limite aux matières pour lesquelles ils ont été convoqués et ne comprend pas la participation aux prises de décisions et aux votes. Art. 13. Avis Le Conseil se doit de remettre un avis pour tout dossier légalement constitué et valablement administré. Sans préjudice des délais fixés par des dispositions réglementaires, le délai normal pour la remise d’un avis est fixé à 90 jours à partir de la réception de la demande. L’ouverture d’un dossier devant aboutir à un avis d’initiative du Conseil nécessite l’accord de deux tiers des membres siégeants. Les avis sont donnés en consensus. Si un membre ne peut marquer son accord avec un avis ou une partie d'avis, il peut exceptionnellement émettre une déclaration minoritaire motivée. Cette déclaration minoritaire est à remettre par écrit dans les 2 jours ouvrables qui suivent la réunion et est reprise intégralement dans l’avis du Conseil. Exceptionnellement le Président peut décider de soumettre un avis au vote des membres. Seuls les couples membre effectif/suppléant qui ont assisté à au moins la moitié des réunions des 12 mois précédents peuvent exercer leur droit de vote. Il n’y qu’un vote par couple. L'avis du Conseil est construit sur base du modèle donné en annexe 3. Art. 14. Rapports Le Conseil produit 3 sortes de rapports : - i) des rapports d'activité conformément à l'article 20 de l'accord de coopération ("Au cours du premier trimestre de chaque année, le Conseil évalue la coopération fédérale et inter-régionale ainsi que le fonctionnement du système commun d'évaluation scientifique par rapport aux objectifs de l'accord de coopération et il consigne ses remarques dans un rapport d'activité à l'attention de l'autorité fédérale et des ministres régionaux"). A cette fin, le Conseil définit un modèle de rapport pour les besoins du secrétariat; - ii) des rapports des réunions des membres du Conseil visées à l'article 10. L'approbation des rapports des réunions du Conseil se fait en présence de 8 membres siégeant au moins ; les membres ayant participé à la réunion sont invités à faire des commentaires écrits avant la réunion; - iii) des rapports des réunions des groupes d'experts conformément aux dispositions de la Section III. Art. 15. SBB et secrétariat du Conseil Conformément aux articles 7,3° et 12§2,5° de l'accord de coopération, le secrétariat du Conseil est assuré par le SBB. Cette mission s'effectue selon les modalités des articles 16 et 17. Art. 16. Tâches du secrétariat Le secrétariat assiste le président du Conseil dans l'accomplissement des tâches visées aux articles 5 à 14, 26, 28, 30, 31 et 34. Le secrétariat assiste également les coordinateurs dans l'organisation et le fonctionnement des groupes d'experts conformément aux dispositions de la Section III. Art. 17. Droits et devoirs du SBB La fonction de secrétariat du Conseil assurée par le SBB se fait sans préjudice du droit des experts du SBB à la carrière scientifique et inversement les activités générales du SBB ne peuvent se faire au détriment des activités du Conseil. Seules les publications écrites par le SBB à la demande ou au nom du Conseil et approuvées par ce dernier sont de la responsabilité du Conseil. Le personnel du SBB est soumis aux mêmes règles de confidentialité que les membres. Le secrétariat peut faire ajouter des points à l'ordre du jour des réunions du Conseil conformément à la procédure prévue à cet effet. Il peut aussi faire ajouter des points motivés par une extrême urgence à l'ordre du jour pendant la séance, moyennant le dépôt d'une note introductive. Dans ce cas toutefois le Conseil peut décider de ne pas émettre un avis pendant la séance. Le secrétariat a le droit de faire acter des déclarations pour toutes les matières visées à l'article 16 dans les rapports des réunions du Conseil. Art. 18. Délégation au SBB En fonction des critères qu'il détermine, le Conseil définit les matières et les types de dossiers pour lesquels il délègue certaines de ses compétences au SBB. La délégation ne pourra porter sur un dossier de mise sur le marché d'un produit consistant en un OGM ou en contenant que si le Conseil a déjà remis un avis concernant un produit semblable. Section III. Groupes d’experts Art. 19. Nomination des experts et groupes d'experts La liste commune des experts du Conseil et du SBB est à ce jour subdivisée en 4 domaines d'expertise relatifs à l'alimentation humaine et animale, aux plantes transgéniques, à la thérapie et à la vaccination génique, aux micro-organismes. Le conseil se réserve le droit de créer tout nouveau domaine d'expertise ou de fusionner des domaines existants selon la nécessité. Tous les 2 ans, le SBB propose au Conseil une liste exhaustive des experts disponibles dans chaque domaine d'expertise. La liste des experts fait l’objet d’une décision du Conseil. Cette liste, est sujette à révision en permanence à la demande d'un membre au moins du Conseil ou du SBB. Toute modification de la liste commune d'experts fait l'objet d'une nouvelle décision du Conseil. Le Conseil peut déterminer les modalités de sélection des experts. Art. 20. Constitution des groupes d’experts et désignation du coordinateur Pour chaque nouveau dossier le Conseil constitue un groupe d'experts. La composition de ce groupe tient compte de l'expertise des experts et du type de dossier. Il comportera au moins 5 experts. Le Conseil délègue un de ses membres pour piloter ce groupe d'experts ("coordinateur"). Le coordinateur peut s’adjoindre un coordinateur adjoint choisi parmi les membres du groupe d’experts ou du Conseil de Biosécurité . Le coordinateur, assisté du SBB, veille à l’exécution des missions attribuées par le Conseil et il assure la bonne application du présent règlement d’ordre intérieur. Art. 21. Fonctionnement des groupes d’experts et tâches du coordinateur Les experts disposent des dossiers complets pour lesquels un avis est demandé. Les experts émettent leur avis par écrit, via un questionnaire relatif à l’évaluation des risques qui leur a été remis. En cas d’absence de consensus, une réunion du groupe d’experts peut être organisée Les fonctions du coordinateur sont notamment : - de désigner les experts et les éventuels experts  rapporteurs ; - de définir les procédures ad hoc pour les travaux du groupe et notamment pour l’évaluation du dossier; - d'organiser les travaux du groupe; - de préparer un questionnaire relatif à l'évaluation du dossier à l'attention des experts; - de rassembler les avis des experts; - de préparer un projet de rapport qu'il fait circuler auprès des experts pour commentaires; - d'organiser et de présider le cas échéant, et certainement en l’absence de consensus, une réunion du groupe d'experts; - d'organiser et de présider le cas échéant une réunion conjointe des experts et du Conseil relative au dossier en cours; - de contrôler le bon déroulement des travaux du groupe et en faire rapport au Conseil; - de signer les rapports du groupe d’experts. Le coordinateur, assisté du SBB, veille à ce que les experts soient informés de la publication de l'avis du Conseil et du rapport final. En l'absence du coordinateur, au cas où celui-ci est manifestement incapable d'assumer sa tâche ou en cas de désistement motivé, c'est le coordinateur adjoint qui assume les tâches et compétences du coordinateuraprès en avoir averti le président du conseil. Art. 22. Déclaration des experts L'expert doit signer pour chaque dossier la déclaration figurant à l’annexe 2. Cette déclaration vise notamment à ce que l’expert : - certifie que toutes les informations qu’il a fournies et assurant ses compétences dans le domaine sont sincères et exactes; - s’engage à signaler toutes modifications de ses occupations pouvant avoir un lien avec ses activités au sein du groupe ; - s'engage à respecter les dispositions du présent règlement d’ordre intérieur; - s’engage à préserver la confidentialité des débats; - s’engage à préserver la confidentialité des rapports et conclusions tant que ceux-ci n’ont pas été approuvés par le Conseil et réceptionnés par le demandeur ou rendus public. Le groupe d'experts dans son ensemble confirmera par écrit dans son rapport sa compétence pour l'analyse du dossier. Art. 23. Convocation d’invités Afin d’éclairer le groupe d’experts sur des questions relatives aux dossiers, des invités peuvent participer à l'évaluation. Les invités, proposés par le coordinateur, doivent, avant de pouvoir participer aux travaux, faire la déclaration visée à l’article 22. La participation des invités aux travaux du groupe se limite aux matières pour lesquelles ils ont été sollicités et ne comprend pas la participation aux prises de décisions. Art. 24. Rapports des groupes d'experts Le rapport d'expertise transmis au Conseil se composera de deux parties: - un rapport de synthèse relatif à l'évaluation des risques, s'inspirant au moins de l'annexe II de la Directive 2001/18 et tenant compte des notes explicatives de la Commission (2002/623/EC) et de toute autre recommandation considérée comme la plus pertinente; - la compilation de tous les avis des experts. Si les experts se sont réunis, les rapports des réunions seront également transmis au Conseil. Art. 25. Retrait des experts de la liste commune Les experts sont retirés par le Conseil de la liste commune lorsque : - ils en font eux-même la demande; - ils ne respectent pas la déclaration effectuée conformément au présent règlement; - ils ont reçu un avis d'infraction aux règles de déontologie du présent règlement. Section IV. Dispositions communes - Dispositions finales Art. 26. Règles en matière de déontologie Les membres du Conseil, les experts, le secrétariat et les invités respectent les règles en matière de déontologie. Ceci implique notamment qu'ils ne fournissent pas de renseignements à des personnes non autorisées à cette fin à propos des dossiers ou des débats, qu'ils ne critiquent pas publiquement le fonctionnement ou leurs collègues du Conseil, et qu'ils ne rendent pas publics ou ne fassent pas allusion aux avis avant que leur publication par le Conseil n'ait eu lieu conformément aux dispositions du présent règlement. Les personnes qui ont un intérêt particulier dans un dossier traité, ou qui auraient subi une influence extérieure, déclarent, avant d’entamer la discussion, quel(s) intérêt(s) ils y ont ou quelle(s) influence(s) ils ont subi(s).  Le Conseil ou le groupe d’experts décide ensuite dans quelle mesure cette personne peut participer à la délibération et avoir accès aux documents concernés. Les plaintes sur le plan de la déontologie sont à adresser au Président du Conseil. Leur traitement se fait au sein du Conseil. La décision peut comprendre l'émission de recommandations ou même d'un demande motivée de démission à l'autorité de tutelle du membre. Le Conseil peut compléter les présentes règles en matière de déontologie. Celles-ci peuvent faire l’objet d’une annexe au présent règlement. Art. 27. Budget Le Conseil évalue annuellement les moyens budgétaires dont il dispose et leur utilisation. A cette fin, le secrétariat lui communique un inventaire des rentrées et des dépenses propres au fonctionnement du Conseil. Le Conseil est responsable de la bonne gestion des fonds mis à sa disposition. A la demande du Conseil, la situation financière est présentée par le secrétariat. Ce dernier fait annuellement un rapport budgétaire. Art. 28. Communication externe Le Président est responsable de la communication externe du Conseil et des groupes d’experts. La Communication externe porte sur les documents approuvés par le Conseil. La communication est effectuée uniquement sur des dossiers rendus publics soit en évoquant le point de vue consensuel soit en justifiant un point de vue majoritaire ou minoritaire mais sans attaquer le point de vue adverse. La communication externe concerne également les informations mises à disposition sur le site internet du Conseil de Biosécurité. Le Conseil peut établir des procédures de communication. Art. 29. Emploi des langues L'emploi des langues au sein du Conseil se fait sans préjudice des dispositions réglementaires générales en matière d’emploi des langues. L'emploi des langues est organisé de la manière suivante: Les membres du Conseil et les groupes d’experts travaillent dans la ou les langues de leur choix. Les invitations et les rapports des réunions du Conseil sont rédigés en néerlandais et en français. Art. 30. Procédures Des procédures détaillées de fonctionnement peuvent être rédigées par le Conseil afin d’assurer son fonctionnement et l’exécution de ses missions. Ces procédures ad hoc, une fois validées par le Conseil, font partie intégrante du règlement d’ordre intérieur et sont placées en annexe de celui-ci. Les procédures incluent notamment : - les conditions spécifiques de validité des différentes étapes liées à l’élaboration d’un document du Conseil (tels que délais de convocation, quorum de présences, approbation des documents) - les délais éventuels à respecter - les conditions particulières de communication externe En l’absence de procédures ad hoc, les dispositions générales du règlement d’ordre intérieur s’appliquent. Art. 31. Archives Les archives contiennent des duplicatas des convocations, les documents introduits, les rapports provisoires et définitifs des réunions, les rapports des groupes d’experts, les avis du Conseil, d’autres documents importants ainsi que les informations personnelles transmises par les membres et experts nécessaires au bon fonctionnement du Conseil. Les documents légalement confidentiels sont conservés au SBB en un seul exemplaire. Ils sont consultables sur place, à la demande ou sous contrat de confidentialité, respectivement par les membres du Conseil et les experts qu'ils désigneront (sans préjudice des droits des autorités compétentes ou judiciaires). Art. 32. Approbation du règlement d’ordre intérieur et dispositions particulières Ce présent règlement d’ordre intérieur est approuvé par consensus. Il peut être modifié à la majorité des deux tiers de minimum 8 membres siégeant.  Au sujet des cas qui ne sont pas prévus dans le règlement d’ordre intérieur et qui nécessitent une solution en séance, le conseil décide en consensus. Art. 33. Responsabilité Les avis sont approuvés par le Conseil. A ce titre, ils engagent collectivement le Conseil, en ce compris les avis qui comprennent une ou plusieurs déclarations minoritaires. Les membres ayant participé, à titre individuel, à la préparation des avis, ne peuvent être mis en cause individuellement. Art. 34. Correspondance Toute correspondance relative au Conseil et à ses groupes d’experts est adressée au secrétariat. Art. 35. Clause de révision Annuellement le Conseil  évalue la pertinence et l'efficacité du présent réglement et rapporte ses conclusions par écrit. Annexes Le Règlement d'ordre intérieur contient les annexes suivantes: Déclaration d'engagement Déclaration annuelle d'intérêts des membres Déclaration de confidentialité des membres et invités "Code of conduct for experts" Structure des avis du Conseil Ces annexes sont disponibles dans la version PDF du document.